Die E-Mail-Flut nach dem Urlaub managen – mit dem Optibit Mailmanager

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Der Optibit Mailmanager bietet in der Version 5 alle Werkzeuge, um der E-Mail-Flut nach einem Urlaub Herr zu werden.

Nutzer, denen die Erholung nach einem Urlaub direkt beim Anblick ihres Postfachs wieder verfliegt, können sich mit dem Mailmanager 5 wieder entspannen. Die E-Mail-Management-Lösung gibt Unternehmen mächtige Werkzeuge an die Hand, um das Abtragen von E-Mail-Bergen so einfach wie möglich zu machen.

Zusammenhänge, Kerninformationen und Gesprächsverlauf bieten den schnellen Überblick

Das Programm fasst automatisch Mailtexte zu sogenannten „Kerninformationen“ zusammen und stellt diese dann in einer an Smartphones angelehnten Unterhaltungsansicht als Gesprächsverlauf dar, die schnell einen Überblick auch über komplexen Mailverkehr bietet. Aus dieser „Sprechblasensicht“ heraus können E-Mails im Detail geöffnet oder direkt klassifiziert, markiert oder gelöscht werden. Bereits bekannte Absender werden dabei eindeutig farbig markiert und können schnell ausfindig gemacht werden. Die Darstellung kann dabei auf einzelne Kriterien wie z.B. Gesprächsstränge oder Zusammenhänge eingeschränkt werden.

Auch im Team Bescheid wissen was lief

In der Listenansicht grenzen mächtige Filterfunktionen die Ansicht auf etliche Kriterien (wie z.B. „Nur Mails, in denen ich Hauptempfänger war“) ein und können nahezu beliebig verschachtelt und kombiniert werden.

Mit dem Mailmanager brauchen Nutzer nicht zwingend unpraktische Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen. Neu eintreffende Mails werden mit wenigen Klicks einfach für ihre Vertretungen freigegeben. Von da an werden neue E-Mails automatisch in deren Postfächern mit angezeigt. Über übersichtliche Aufrufprotokolle und die Möglichkeit Mails zu kommentieren wird zusammen mit der Gesprächsansicht immer sichergestellt, dass jede Mail die Information ob sie bearbeitet wurde und was mit ihr geschah mit sich trägt.

Löschen verboten. Mit dem Mailmanager die Annahme rechtskonform verzögern.

Nachdem Gerichte geschäftliche E-Mails mit Briefpost gleichgestellt haben, gelten hier ebenfalls die Vorhaltezeiten. Dies zwingt Nutzer dazu, dem Drang zum Löschen der E-Mail-Flut nach dem Urlaub zu wiederstehen und den Berg tatsächlich zu managen.

Um dies zu umgehen verweigern viele große Unternehmen mittlerweile die Annahme von Mails an Mitarbeitern die sich im Urlaub befinden. Mit dem Optibit Mailmanager ist dieses Vorgehen ebenfalls einfach möglich: Der Absender kann vom System eine Rückmeldung erhalten, dass der betreffende Empfänger im Urlaub ist und würde über das Datum seiner Rückkehr informiert (keine übliche Abwesenheitsnotiz). Die Annahme der E-Mail wird dabei aber rechtskonform verweigert. Die Mail wird nicht gespeichert und erreicht je nach Wunsch entweder nie oder verzögert das Postfach des Nutzers.

Weitere Informationen, wie der Optibit Mailmanager hilft, E-Mail-Fluten zu managen, finden Sie unter: http://www.optibit.de/…

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